Бичиг баримт, цаас хадгалах хайрцаг

2024 Зохиолч: Sierra Becker | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2024-02-26 06:00

Баримт бичгийн дараалал нь ажлын оновчтой, хурдан үр дүнд хүрэхэд чухал үүрэгтэй. Энэ нь шаардлагатай бичиг баримтыг хурдан олох, мөн гадны хүчин зүйлийн нөлөөллөөс хамгаалах боломжийг олгоно. Баримт бичгийг системчлэх, аюулгүй байдлыг хангахын тулд тэдгээрийг хэрхэн зөв архивлах, үүнд ямар хэрэгсэл шаардлагатайг мэдэх шаардлагатай.

Баримт бичгийг архивлах

Хүний амьдралын аль ч хүрээ нь төрсөн цагаасаа сүүлчийн өдрийг хүртэл бичиг цаасны ажил дагалддаг. Тэд өөр өөр ач холбогдол, үнэ цэнэ, хадгалах хугацаатай байж болно. Гэхдээ тэдний ихэнх нь тодорхой хугацаанд зохих нөхцөлд байх ёстой гэдэг нь баримт юм. Баримт бичгийг удаан хугацаагаар хадгалахын тулд баримт бичгийг хадгалах хайрцаг ашиглана уу. Өнөөдөр тэдгээрийг үнэгүй худалдаж авах эсвэл гараар хийх боломжтой.

Цаасны хадгалалтын хамаарал

Эх хувь болон хуулбарыг хадгалах шаардлага үргэлж байдаг.

• Жижиг, дунд болонтомоохон аж ахуйн нэгж, төрийн байгууллагуудад архивлах нь хууль ёсны шаардлага юм.
• Оффис, ялангуяа хүний нөөц, нягтлан бодох бүртгэл, худалдааны компаниудын хувьд энэ нь ажлын явцыг оновчтой болгох, ажлын талбайг буулгах, шинэ болон одоо байгаа ажилчдын үйл ажиллагааны тасралтгүй байдлыг хангах боломжийг олгодог.
• Гэртээ энэ нь эмх цэгцтэй байж, шаардлагатай бичиг баримтыг зөв цагт, тэр дундаа онцгой байдлын үед олох боломжийг баталгаажуулдаг.

Архивлах хэрэгслүүд

Баримт хадгалах хайрцагыг ихэвчлэн цаас хэмнэхэд ашигладаг. Өнөөдөр тэдэнд зориулсан хоосон зайг үнэгүй зарах боломжтой. Дүрмээр бол тэдгээрийг А4 цаасан дээр өгдөг. Гэхдээ өөр хэмжээнүүд бас байдаг. Зарим үйлдвэрлэгчид хэрэглэгчдэд хэд хэдэн хайрцаг цаас хадгалах боломжтой тусгай цаасан хайрцаг санал болгодог. Тэдгээрийг угсрахгүйгээр зардаг бөгөөд энгийн заавар нь аливаа худалдан авагчид угсрах ажлыг хялбаршуулдаг. Ийм хайрцгийг ашиглах нь шаардлагагүй бизнесийн баримт бичгүүдээс салж, шаардлагатай бол зөв баримт бичгийг хурдан олох боломжийг олгодог. Зөв сонгогдсон хайрцагны формат нь орон зайн асуудлыг оновчтой шийдэж, үнэ цэнэтэй материалыг удаан хугацаанд хадгалах боломжийг олгодог. Мөн эх хувь болон хуулбарын тодорхой бүтэцтэй байх нь заримдаа ажилчдын даалгаврын хурдыг нэмэгдүүлдэг.

Оффис дахь бичиг баримтаа хэмнэж байна

Картон хайрцаг нь цаасыг ажлын байран дахь сөрөг нөлөөллөөс хамгаалах хамгийн сайн сонголт юм.баримт бичиг хадгалах. Тэдгээрийг ашиглахын тулд материалыг сэдвээр нь бүлэг болгон хуваарилж, бөөнөөр нь эсвэл тусдаа файлд эсвэл хавтас, хавтас эсвэл бусад хэлбэрээр цуглуулах шаардлагатай. Дараа нь шаардлагатай хэмжээсийн дагуу хайрцгийг аваарай. Тэдгээр нь хямд тул та хүссэн хэмжээгээрээ худалдаж авах боломжтой. Хайрцаг нь өргөн цар хүрээтэй, удаан эдэлгээтэй, байгаль орчинд ээлтэй байдлаар тодорхойлогддог. Гар үүр нь авч, авч явахад хялбар болгодог бол таг (нугастай эсвэл зөөврийн) нь тоос шорооноос хамгаалдаг. Гаднах картон дээр та баримт бичгийн төрлийг гарын үсэг зурж болно. Дүрмээр бол оффисын хадгалах хайрцагнууд нь хэвлэмэл график зааврын хамт угсарсан байдлаар зарагддаг тул тэдгээрийг хялбархан угсарч, задалж, шаардлагатай бол тусгаарлагдсан газар нууж болно.

Урт хугацааны хадгаламжийн бичиг баримт хүргэлт

Ноцтой бизнес эрхэлдэг нэг ч төрийн байгууллага, хувийн аж ахуйн нэгж бичиг баримтыг архивлахгүйгээр хийж чадахгүй. Захиргааны, татвар, боловсон хүчин, нягтлан бодох бүртгэл болон бусад баримт бичиг нь 578 дугаар жагсаалтаар зохицуулагддаг өөр өөр хадгалалтын хугацаатай байдаг. Энэ нь заавал биелүүлэх журам бөгөөд энэ нь ихэвчлэн нэлээд урт хадгаламжийн хугацаа (75 жил хүртэл) өгдөг. Энэ тохиолдолд бүх цаасыг ангилж, хайрцагт хийж, эдгээр зориулалтаар олгосон байранд хүлээлгэн өгнө. Энэ тохиолдолд хайрцагт тавигдах тусгай шаардлага байдаг: тэдгээр нь удаан эдэлгээтэй картоноор хийгдсэн байх ёстой (хэрэв тэд ГОСТ-ын шаардлагыг хангасан бол тэдгээр нь бас байх ёстой.заасан баталгаат хугацаатай төстэй). Энэ тохиолдолд баримт бичиг, картон хайрцаг хадгалах архивын хайрцаг ашиглах нь дээр. Сүүлийнх нь цаасны хэд хэдэн савны сав юм. Тэдгээр нь урт хугацааны хадгалалтад зориулагдсан тул мөртэй.

Тохиромжтой болгох үүднээс та материалыг босоо болон хэвтээ байдлаар хадгалах хайрцаг авч болно. Мөн захиалагчийн өгсөн хэмжээсийн дагуу цаасны сав хийх бэлэн хувийн аж ахуйн нэгж байгааг анхаарах хэрэгтэй.

Гэрийн архив

Насанд хүрсэн хүн бүр гэрийнхээ хананд чухал бичиг баримтаа хадгалах талаар санаа зовох ёстой. Эцсийн эцэст та ихэвчлэн өөрийн биеийн байцаалт, боловсрол, эд хөрөнгө өмчлөх гэх мэтийг баталгаажуулсан баримт бичгийг бүрдүүлэх шаардлагатай болдог. Санхүүгийн шаардлагагүй зардлаас зайлсхийх, эрхээ хэрэгжүүлэхийн тулд гэр ахуйн цахилгаан хэрэгслийн баталгаат хуудас, гарын авлагыг хадгалах ёстой. үйл ажиллагаа, худалдан авалтын баримт. Яаралтай тохиолдолд баримт бичиг яаралтай шаардлагатай байж болно: гэнэтийн явах, гал түймэр, байгалийн гамшиг, хүн амыг нүүлгэн шилжүүлэх үед…

Үнэт цаасны эх хувь, хуулбар нь нэг газар, хэн нэгний нүднээс далд, ангилж, гадны хүчин зүйлээс хамгаалагдсан байх ёстой. Энэ зорилгоор гэртээ бичиг баримт хадгалах хайрцаг бэлтгэсэн бол сайн. Үүнийг дэлгүүрт бага үнээр картон цаас худалдаж авах замаар худалдаж авч болно, эсвэл шаардлагагүй хайрцгийг тохируулж болно. Архивлаагүй болОригинал, гашуун эрэл хайгуул нь баталгаатай байх бөгөөд алдагдсан тохиолдолд сэргээхэд маш их цаг хугацаа, санхүү, хамгийн чухал нь мэдрэл шаардагдана.

Гэрийн үнэт зүйлсийн зохион байгуулалт

Цаас, бичиг баримт хадгалах хайрцаг худалдаж авах эсвэл өөрөө хийхдээ та бүх материалыг задалж, бүлэг болгон ангилах хэрэгтэй, жишээлбэл:

• хувийн бичиг баримт;
• өмчлөлийг харуулсан цаас;
• зээлийн гэрээ, гүйлгээний төлбөр;
• гэр бүлийн гишүүдийн эрүүл мэндийн байдал, тэнцсэн үзлэг, эмч нарын дүгнэлт;
• барааны төлбөрийг баталгаажуулсан материал, баталгаат карт гэх мэт.

Үнэт цаасны хүчинтэй байх хугацааг харгалзан үзэх шаардлагатай, учир нь тэдгээрийн зарим нь дүн шинжилгээ хийх үед хамааралгүй байж болно.

Материал түгээх зөвлөмж

Эх хувь болон хуулбарын хэмжээ өөр өөр байж болох тул бөглөх хайрцгийг мөн тааруулж болно. Энэ тохиолдолд эх хувийг дараах байдлаар ангилж болно:

• чухалдлаар;
• хэмжээгээр;
• холбогдох хугацааны дагуу;
• төрлөөр (ажил, гэр…);
• үйл явдал дээр.

Ийм системчилэл нь зөв бичиг баримт хайх цагийг хэмнэж, хүүхэд, танихгүй хүмүүс болон гадны хүчин зүйлээс хамгаалах болно.

DIY хадгалах хайрцаг

Гэр бүлийн болон оффисын материалын гол ялгаа нь тэдний хэмжээ: ажил дээрээЭнэ нь ихэвчлэн А4 хэмжээтэй байдаг бол гэртээ цаас нь огт өөр байдаг. Тиймээс та өөрийн гараар баримт бичгийг хадгалах хайрцаг хийж болно. Хэд хэдэн сонголт байна:

1. Та супермаркетийн аль ч өрхийн тасгаас бэлдэц худалдаж аваад зааврын дагуу угсарч болно.
2. Хэрэв танд жижиг хэмжээтэй хайрцаг хэрэгтэй бол та зургийг авч, татаж аваад картонон дээр шилжүүлж, нааж болно. Хэрэв заасан хэмжээсүүд нь хэрэглэгчдэд тохирохгүй бол та зургийг цаасан дээр шилжүүлж, ажлын хэсгийн хэмжээг хэд хэдэн удаа багасгаж болно.
3. Хамгийн хялбар сонголт бол шаардлагагүй хайрцгийг авч, эх хувийг хадгалахад зориулж хадгалах явдал юм.
4. Өөрийнхөө зургийн дагуу хийнэ. Жишээлбэл, хувийн баримт бичгийн хайрцаг (паспорт, төрсний гэрчилгээ, эрх, боловсролын диплом) хийхийн тулд та 2 хуудас хатуу цаас (картон) авч, тус бүрээс шаардлагатай хэмжээтэй дөрвөлжин хайчилж авах хэрэгтэй. нэг (тагны хувьд) 1.5 см-ээр нэмж нэмнэ. Дараа нь хуудас бүрийг хагасаар, өөр өөр диагональ дагуу нугалав. Нийтдээ 3 мөр байх ёстой. Дараа нь булангуудыг төв рүү нь нугалж, ирмэг нь хуудасны дундуур дамжихын тулд тал бүрийг нугалж байх ёстой. Эцсийн алхам бол цаасан хайрцгийг одоо байгаа шугамын дагуу угсарч, хажуу талыг нь наа.

Үүний зэрэгцээ ямар ч ийм хайрцгийг өнгөт цаас, цавуу, хайч ашиглан интерьерийн өнгөнд тохируулан чимэглэж болно. Дүүргэгдсэн "савыг" нарны шууд тусгал, чийгшил, хүүхдүүдээс хол байлгах хэрэгтэй.

Бичиг баримт бол хүний амьдралын хань юм. Баримт бичгийг архивт хадгалах хайрцагны тусламжтайгаар та тэдний аюулгүй байдлыг хангах боломжтой бөгөөд хэрэв санхүүгийн байдал үүнийг зөвшөөрөхгүй бол та өөрөө хиймэл материал ашиглан тэдгээрийг барьж болно. Дараа нь ажил болон гэртээ тайван уур амьсгал бий болно.